Số hóa hoạt động kiểm toán: Những hành trang cần thiết đối với kiểm toán viên

Xu hướng số hóa mọi lĩnh vực hoạt động đang ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Các quy trình về hạch toán, kế toán được thiết kế dưới dạng quy trình kỹ thuật số và các thuật toán. Theo đó, hoạt động kiểm toán tất yếu cũng cần được số hóa để thích ứng với những thay đổi đang diễn ra trong thực tế. Để thích ứng với sự thay đổi này, các kiểm toán viên (KTV) cần trang bị kỹ năng xử lý, phân tích dữ liệu số, nâng cao hiểu biết chuyên sâu về hệ thống công nghệ thông tin (CNTT); đồng thời, tăng cường hợp tác, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm, sẵn sàng cho những thay đổi trong tương lai. 

 

 Đây là chia sẻ của Giám đốc khối Công nghệ và Sáng kiến của Tổ chức Kiểm toán viên châu Âu (ECA) Spyros Pilos. 


 
Ảnh minh họa (Nguồn: Tạp chí Kiểm toán viên châu Âu)

Tự động hóa và phân tích dữ liệu

Yếu tố quan trọng đầu tiên của “kiểm toán kỹ thuật số” là việc tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu và xử lý dữ liệu. 

Tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu kiểm toán bao gồm việc thiết lập một quy trình tự động đơn nhất để trao đổi và luân chuyển thông tin giữa KTV và đơn vị được kiểm toán. Ví dụ, việc thu thập bằng chứng kiểm toán (chẳng hạn các hóa đơn, chứng từ) ngay từ thời điểm thực tế phát sinh có thể thực hiện được thông qua hệ thống sổ cái điện tử được thiết kế trên nền tảng công nghệ chuỗi khối (blockchain), với điều kiện là KTV được cấp quyền truy cập vào hệ thống quản lý tài chính của đơn vị từ trụ sở của cơ quan kiểm toán. Đây chính là khái niệm “kiểm soát theo thiết kế” trong quy trình quản lý tài chính.

Tự động hóa quá trình xử lý dữ liệu kiểm toán bao gồm việc ứng dụng các phần mềm được lập trình để thay thế con người thực hiện các tác vụ cơ bản mang tính lặp lại trên toàn bộ dữ liệu thu thập được. Quy trình này thường được gọi là tự động hóa bằng rô-bốt (RPA).

Yếu tố quan trọng tiếp theo của “kiểm toán kỹ thuật số” là phân tích dữ liệu. Khi việc thu thập dữ liệu đã được hệ thống tự động hóa thu thập đầy đủ và xử lý thích hợp, dữ liệu lúc này đã đáp ứng các tiêu chí để chuyển sang giai đoạn phân tích chuyên sâu. Các dạng thức chủ yếu của dữ liệu ở giai đoạn này có thể là phi cấu trúc (hình ảnh, âm thanh, ký tự…) hoặc có cấu trúc (bảng tính, mẫu biểu, tập tin hệ thống…). 

Rất nhiều công cụ và phương pháp khác nhau có thể được sử dụng để xử lý và phân tích dữ liệu dung lượng lớn cho phép KTV xác định chính xác những rủi ro tiềm tàng, từ đó hiểu biết chuyên sâu để đưa ra xét đoán chuyên môn phù hợp và đưa ra ý kiến kiểm toán dựa trên tình hình thực tế. Khái niệm công cụ phân tích dữ liệu (T4D) có thể bao gồm các phần mềm thống kê, kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu, công cụ khai thác dữ liệu, kỹ thuật dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo và máy tính thông minh.

Nâng cao năng lực phân tích dữ liệu số

Ngày nay, thông tin đầu vào được xử lý và lưu trữ ở dạng kỹ thuật số, hoạt động vận hành được lập trình dưới dạng các đoạn mã lệnh trong hệ thống CNTT, nhiều quy trình và quyết định có thể được thực hiện bởi máy tính dựa trên các thuật toán định sẵn. “Thực tế số”, vì thế, đặt ra những yêu cầu mới đối với vai trò của kiểm toán.

Nền tảng của mọi vấn đề nằm ở dữ liệu. Nếu như công việc của “KTV truyền thống” là soát xét các dữ liệu theo phương pháp thủ công trước khi đối chiếu với hồ sơ gốc và xác nhận tính phù hợp cho mục đích kiểm toán thì công việc của “KTV thuật toán” là đánh giá xem các quy trình, quy tắc đưa ra quyết định của hệ thống CNTT có được thiết kế phù hợp để đảm bảo các kết quả được đưa ra bởi hệ thống là chính xác và đáng tin cậy. Hệ thống CNTT ngày nay bao gồm cả dữ liệu số và các thuật toán, do vậy, “KTV kỹ thuật số” cần có hiểu biết chuyên sâu về CNTT và năng lực phân tích, đánh giá các quy trình, kết quả đầu ra được quản lý bởi hệ thống CNTT.

Do khối lượng dữ liệu thông tin thu thập được là rất lớn, KTV cần phải có năng lực phân tích để xác định những nội dung trọng yếu cần đánh giá chuyên sâu. Chọn mẫu chi tiết trên toàn bộ quần thể là việc làm bắt buộc khi KTV không thể xác định và xử lý mẫu đại diện trong khoảng thời gian kiểm toán giới hạn. Tuy nhiên, trong thời đại thế giới số, KTV có thể xử lý và làm việc trên toàn bộ các thông tin thu thập được trước khi đưa ra quyết định trường hợp nào cần được xem xét kỹ hơn. Thực tế này đặt ra nhu cầu về sự tham gia hợp tác của các chuyên gia về “trực quan hóa dữ liệu”, “khai thác dữ liệu” và “phân tích dữ liệu” trong các cuộc kiểm toán nhằm hỗ trợ các KTV trong việc phân tích thông tin dữ liệu và xác định những rủi ro trọng yếu.

Chuyển dịch kỹ thuật số với yếu tố con người là trọng tâm

Ngày nay, hầu hết thông tin và dữ liệu thu thập được cho việc kiểm toán đều tồn tại dưới dạng điện tử. Các công nghệ hiện đại ngày càng trở nên phổ biến và đại trà với chi phí phù hợp cho phép các tổ chức, doanh nghiệp có thể ứng dụng rộng rãi CNTT để quản lý, xử lý, phân tích dữ liệu và tạo ra các kết quả đầu ra phù hợp trong khoảng thời gian nhanh chóng. Xu hướng này sẽ tiếp tục được phát triển trong tương lai. 

Tuy nhiên, để chuyển hướng sang phát triển “kiểm toán kỹ thuật số” nhằm theo kịp sự phát triển của công nghệ, các cơ quan kiểm toán cần phải xem xét thay đổi phương pháp tiếp cận và cách thức tổ chức thực hiện các cuộc kiểm toán. Mục đích công việc kiểm toán vẫn hoàn toàn giữ nguyên với trọng tâm là trách nhiệm giải trình và tính minh bạch, qua đó thúc đẩy niềm tin của các bên liên quan đối với việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị được kiểm toán. Phương pháp tiếp cận kiểm toán và các khuôn khổ pháp lý liên quan cần được xem xét thay đổi nhằm đảm bảo tính tương thích với với sự phát triển của thực tế kỹ thuật số. Về mặt chuyên môn, cần có thêm nhiều chuyên gia về lĩnh vực CNTT tham gia vào quá trình kiểm toán. Do vậy, trong tương lai, công việc kiểm toán sẽ có thêm những yêu cầu công việc mới liên quan đến CNTT và kỹ thuật số đối với các ứng viên tuyển dụng của ngành này. Yếu tố con người vẫn sẽ đóng vai trò quan trọng ở khâu quyết định cuối cùng về việc đảm bảo và xác nhận tính hợp lệ, hiệu lực của quá trình thực hiện kiểm toán cả về tổng thể cuộc kiểm toán cũng như từng giai đoạn cụ thể.

Nhiều cơ quan kiểm toán tối cao trên thế giới đang từng bước có những sự thay đổi và cải tiến phương pháp tiếp cận nhằm sẵn sàng cho tương lai. Các KTV cần phải chuẩn bị sẵn sàng cho những sự thay đổi, với những phương pháp mới và những sáng kiến mới được nghiên cứu và thử nghiệm. Đồng thời, các KTV cần thúc đẩy việc học hỏi lẫn nhau thông qua việc tăng cường hợp tác và trao đổi kiến thức. Sự thay đổi lớn lao này chỉ có thể thành công khi các cơ quan kiểm toán cũng như các chuyên gia kiểm toán nhận thức được vấn đề tất yếu đang phát triển và đón nhận sự thay đổi bằng sự chuẩn bị kỹ lưỡng./.

 

TRẦN LAN PHƯƠNG - Vụ Hợp tác quốc tế
(Nguồn: Tạp chí Kiểm toán viên châu Âu - Số 01/2020)